Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

AIsellence UG (haftungsbeschränkt)
Frederic Ananou
Pleimesstraße 3
53129 Bonn
Deutschland

E-Mail: kontakt@aisellence.ai
Datenschutzanfragen: datenschutz@aisellence.ai

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht bestellt; bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannten Kontaktdaten.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• — die Marketing-Website aisellence.ai
• — die Anwendung app.aisellence.ai („App")
• — den KI-Telefonassistenten AIsellence Voice („Mara"), wenn Sie bei einem unserer Geschäftskunden anrufen

Bei der Nutzung von AIsellence Voice durch unsere Geschäftskunden (z. B. Autohäuser, Kanzleien) sind diese gegenüber ihren Anrufern in der Regel datenschutzrechtlich Verantwortliche. AIsellence handelt dann als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO im Auftrag des jeweiligen Geschäftskunden. Für Informationen zur konkreten Verarbeitung Ihrer Daten als Anrufer wenden Sie sich primär an den jeweiligen Geschäftskunden; ergänzende Angaben finden Sie in Abschnitt 8 dieser Erklärung.

3. Hosting der Marketing-Website (Netlify)

Wir hosten die Inhalte unserer Marketing-Website aisellence.ai beim folgenden Anbieter:

Netlify, Inc.
512 2nd Street, Suite 200
San Francisco, CA 94107, USA
Kontakt Datenschutz: privacy@netlify.com

Beim Aufruf unserer Website werden technisch bedingt Daten an die Server von Netlify übermittelt und dort verarbeitet, insbesondere die in Abschnitt 5 genannten Server-Logfiles. Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck eines sicheren, stabilen und performanten Betriebs der Website.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer zuverlässigen und sicheren Bereitstellung unserer Website.

Mit Netlify haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (Data Processing Agreement, Art. 28 DSGVO) geschlossen.

4. Hosting der App (Vercel)

Die Anwendung app.aisellence.ai wird beim folgenden Anbieter gehostet:

Vercel Inc.
440 N Barranca Ave #4133
Covina, CA 91723, USA

Beim Aufruf der App werden technisch bedingt Daten an die Server von Vercel übermittelt und dort verarbeitet. Über Vercel werden zudem unsere Serverfunktionen (API-Endpoints) und zeitgesteuerten Jobs (Cron-Jobs) ausgeführt, die für den Betrieb von AIsellence Voice und der App erforderlich sind.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer zuverlässigen und sicheren Bereitstellung unserer Anwendung.

Mit Vercel haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) geschlossen.

5. Server-Logfiles

Die Hosting-Anbieter erheben und speichern automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser oder Endgerät automatisch übermittelt. Dies sind insbesondere:

• — IP-Adresse
• — Browsertyp und Browserversion sowie Geräte-/Betriebssysteminformationen
• — Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• — die zuvor besuchte Seite (Referrer-URL)

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Zweck der Verarbeitung ist die Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus, einer komfortablen Nutzung der Website bzw. App sowie die Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Server-Logfiles werden vom jeweiligen Hosting-Anbieter zur Gewährleistung von Betrieb und Sicherheit gespeichert (bei Netlify nach Angaben des Anbieters online für 90 Tage, anschließend offline für bis zu einem Jahr; Vercel-Logs werden für 30 Tage vorgehalten) und danach gelöscht.

6. Kontaktformular (Marketing-Website)

Wenn Sie uns über das Kontaktformular auf aisellence.ai Anfragen zukommen lassen, werden die von Ihnen im Formular eingegebenen Daten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns verarbeitet. Erhoben werden dabei folgende Angaben:

• — Vorname
• — Nachname
• — E-Mail-Adresse
• — Telefonnummer
• — Unternehmen
• — Mitteilung
• — Bestätigung der Einwilligung (Checkbox)

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie über die Checkbox im Formular erteilen. Sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags abzielt, ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Rechtsgrundlage.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Eine formlose Mitteilung per E-Mail an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten genügt.

Weiterleitung an Make.com: Die über das Formular eingegebenen Daten werden über eine Serverfunktion an einen Webhook des Automatisierungsdienstes Make.com weitergeleitet und dort verarbeitet (siehe Abschnitt 12). Die Verarbeitung erfolgt auf EU-Servern (Region eu2).

Die im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

7. Registrierung und Nutzung der App

Zur Nutzung der App app.aisellence.ai ist eine Registrierung erforderlich. Dabei erheben und verarbeiten wir folgende Daten:

• — E-Mail-Adresse
• — Passwort (gehasht gespeichert, im Klartext nicht zugänglich)
• — Vor- und Nachname
• — Firmenname
• — ggf. Telefonnummer

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags und zur Bereitstellung der Konto- und App-Funktionen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Einwilligung in die Datenschutzerklärung: Im Rahmen des Onboardings bestätigen Sie über eine Pflicht-Checkbox die Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung. Datum, Uhrzeit und Version der Einwilligung werden zu Nachweiszwecken gespeichert.

Support-Anfragen über die App: Wenn Sie unser integriertes Support-Widget nutzen, verarbeiten wir Ihre Nutzer-ID, die Kontext-URL (welche Seite der App), Ihren Nachrichtentext sowie ggf. interne Bearbeitungs-Notizen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Speicherdauer: Konto- und Stammdaten verbleiben bis zur Löschung des Nutzerkontos. Sie können Ihr Konto jederzeit in den App-Einstellungen löschen (Bereich „Daten & Datenschutz"). Support-Anfragen werden bis zu 24 Monate nach Abschluss aufbewahrt.

8. AIsellence Voice — KI-Telefonassistent („Mara")

AIsellence Voice ist ein KI-gestützter Telefonassistent, den unsere Geschäftskunden zur Bearbeitung eingehender Anrufe einsetzen.

8.1 Datenschutzrechtliche Rollen

• — Anrufer: betroffene Person
• — Geschäftskunde (z. B. Autohaus): in der Regel datenschutzrechtlich Verantwortlicher gegenüber dem Anrufer
• — AIsellence: Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO im Auftrag des Geschäftskunden

Die primäre Information der Anrufer über die Datenverarbeitung obliegt dem Geschäftskunden. AIsellence stellt dafür die erforderlichen Bausteine bereit (Subprozessoren-Liste, AVV, Mustertexte).

8.2 Verarbeitete Daten

Im Rahmen eines Anrufs werden folgende Daten verarbeitet:

• — Telefonnummer des Anrufers
• — Anrufzeitpunkt und -dauer
• — Audio-Aufzeichnung des Gesprächs (sofern der Anrufer dem nicht widerspricht)
• — Transkription des Gesprächs
• — KI-generierte Zusammenfassung des Anliegens
• — vom Anrufer im Gespräch genannte personenbezogene Daten (z. B. Name, Anrede, Adresse, Fahrzeugmodell, Wunschtermin)
• — ggf. SMS-Inhalte zur Bestätigung des Anliegens

8.3 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Zwecke der Verarbeitung sind:

• — Bearbeitung des Anrufs und Aufnahme des Anliegens
• — Weiterleitung des Anliegens an die zuständige Stelle beim Geschäftskunden
• — Versand von Bestätigungs-SMS an den Anrufer
• — Qualitätssicherung und technische Fehlerbehebung

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vorbereitung/Erfüllung eines Vertrags mit dem Geschäftskunden) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen des Geschäftskunden an einer effizienten Anrufbearbeitung).

8.4 Eingesetzte Subprozessoren für AIsellence Voice

Zur Bereitstellung von AIsellence Voice setzen wir folgende Subprozessoren nach Art. 28 DSGVO ein:

• — Vercel Inc. (USA): Hosting der Verarbeitungs-Infrastruktur (Server-Funktionen, Cron-Jobs)
• — Supabase Inc. (EU/Frankfurt): Datenbank, Authentifizierung, Storage
• — ElevenLabs Inc. (USA): KI-Sprachverarbeitung (Spracherkennung, Sprachausgabe, Dialogführung). Für die Dialogführung wird innerhalb von ElevenLabs ein Sprachmodell eingesetzt (derzeit Google Gemini).
• — Anthropic PBC (USA): Verarbeitung des Transkripts zur Erstellung einer deutschsprachigen Zusammenfassung des Anliegens
• — Twilio Inc. (USA): Telefonie-Infrastruktur, SMS-Versand
• — Sentry / Functional Software, Inc. (USA, Ingest in EU/Frankfurt): Fehler-Monitoring (personenbezogene Daten vor Übermittlung gefiltert)
• — Upstash Inc. (USA): Rate-Limiting (Spam- und Kostenschutz)

Mit allen Subprozessoren bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Die eingesetzten KI-Anbieter — ElevenLabs (einschließlich des intern genutzten Sprachmodells) sowie Anthropic — sind vertraglich bzw. nach ihren jeweiligen API-Bedingungen verpflichtet, die im Auftrag verarbeiteten Inhalte (insbesondere Audio und Transkripte) nicht zum Training ihrer KI-Modelle zu verwenden.

8.5 Speicherdauer von Voice-Daten

Anrufer können dem dauerhaften Speichern ihrer Stammdaten beim Erstanruf widersprechen. In diesem Fall werden Telefonnummer und Name nicht dauerhaft als Kontakt gespeichert.

Die Aufbewahrung der Audio-Daten bei den Subprozessoren ElevenLabs und Twilio richtet sich nach deren jeweiliger Datenschutzpraxis und kann von den oben genannten Fristen abweichen.

9. Fehler-Monitoring (Sentry)

Zur Erkennung und Behebung technischer Fehler in der App und in AIsellence Voice setzen wir Sentry ein.

Anbieter: Functional Software, Inc. d/b/a Sentry, USA — der Frontend-Daten-Eingang („Ingest") wird über einen EU-Endpunkt in Frankfurt abgewickelt.

Vor der Übermittlung an Sentry werden personenbezogene Daten technisch gefiltert: insbesondere Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Authentifizierungs-Header sowie längere Textinhalte (potenziell Transkripte) werden entfernt oder maskiert. Ein Sitzungs-Replay oder vollständiges Performance-Tracing findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im fehlerfreien Betrieb unserer Dienste.

10. Datenbank, Authentifizierung und Storage (Supabase)

Für die zentrale Datenhaltung, Benutzer-Authentifizierung und Datei-Speicherung setzen wir Supabase ein.

Anbieter: Supabase Inc.; das von uns genutzte Projekt wird in der Region EU/Frankfurt betrieben.

Mit Supabase haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) geschlossen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb).

11. Rate-Limiting (Upstash)

Zur Verhinderung von Missbrauch und Kostenkontrolle (insbesondere beim SMS-Versand) setzen wir den Dienst Upstash ein. Verarbeitet werden technische Schlüssel (Organisations-ID, Empfänger- Telefonnummer) und ggf. die IP-Adresse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im Schutz vor Missbrauch und in der Kostenkontrolle.

12. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein:

Mit allen Anbietern haben wir die nach Art. 28 DSGVO erforderlichen Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen, soweit dies aufgrund der Verarbeitungstätigkeit erforderlich ist.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte (z. B. Behörden) erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

13. Datenübermittlung in Drittländer

Bei der Nutzung mehrerer der in Abschnitt 12 genannten Anbieter werden personenbezogene Daten in die USA übermittelt. Die USA gelten datenschutzrechtlich als Drittland.

Garantien für die Datenübermittlung:

• — EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF): Soweit der jeweilige Anbieter unter diesem Framework zertifiziert ist (so z. B. Netlify, Inc.), stützt sich die Übermittlung vorrangig auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-U.S. DPF (Art. 45 DSGVO).
• — Standardvertragsklauseln (SCC): Ergänzend bzw. für den Fall, dass das DPF nicht (mehr) anwendbar ist, sind die von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO Bestandteil der Auftragsverarbeitungsverträge mit den jeweiligen Anbietern.
• — Zusätzliche technische Maßnahmen: Wo erforderlich treffen wir zusätzliche technische Maßnahmen wie Verschlüsselung in der Übertragung sowie automatische PII-Filterung vor Übermittlung (z. B. bei Sentry).

Die Verarbeitung der Kontaktformular-Daten erfolgt nach unserer Konfiguration zwar auf EU-Servern (Region eu2), Vertragspartner ist jedoch die US-Gesellschaft Celonis, Inc. Soweit dabei oder durch eingebundene Subunternehmer eine Übermittlung in die USA erfolgt, ist Celonis, Inc. nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework registriert; die Übermittlung stützt sich daher vorrangig auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. DPF (Art. 45 DSGVO) und ergänzend auf die Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Trotz dieser Maßnahmen weisen wir darauf hin, dass das Datenschutzniveau in den USA nicht in jeder Hinsicht dem der EU entspricht. Insbesondere besteht das Risiko des Zugriffs durch US-Behörden auf Grundlage US-amerikanischer Gesetze.

14. Cookies und Tracking

Cookies: Unsere Marketing-Website und unsere App setzen keine Cookies zur Nutzer-Identifikation oder zum Tracking ein. Die Authentifizierung in der App erfolgt über Bearer-Token im lokalen Speicher des Browsers (localStorage).

Analytics: Wir setzen keine Analyse-Werkzeuge wie Google Analytics, Hotjar, Mixpanel oder vergleichbare Dienste ein. Es findet kein Verhaltens-Tracking statt.

15. Web-Schriften (Google Fonts)

In unserer App (app.aisellence.ai) werden Schriften extern von Google Fonts geladen. Anbieter ist Google LLC, USA. Beim Aufruf der App wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt, damit die Schriften an Ihren Browser ausgeliefert werden können.

Auf der Marketing-Website aisellence.ai werden die Schriften hingegen selbst gehostet und lokal von unserer eigenen Domain ausgeliefert; dabei findet keine Verbindung zu Google statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in einer einheitlichen typografischen Darstellung. Wir prüfen aktuell den Wechsel auf ein Selbst-Hosting der Schriften auch in der App, um diese Datenübermittlung in das Drittland USA zu vermeiden.

16. Speicherdauer im Überblick

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. nach Handels- oder Steuerrecht) bleiben unberührt.

17. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite und unsere App nutzen aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und am Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden. HSTS (HTTP Strict Transport Security) ist aktiviert.

18. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben folgende Rechte zu:

• — Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten
• — Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• — Löschung (Art. 17 DSGVO)
• — Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• — Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• — Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• — Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

App-Nutzer können Auskunfts- und Löschungsanfragen zusätzlich direkt in den App-Einstellungen unter „Daten & Datenschutz" stellen (JSON-Datenexport nach Art. 15 DSGVO sowie Konto-Löschung nach Art. 17 DSGVO).

Anrufer, deren Daten im Rahmen von AIsellence Voice verarbeitet wurden, wenden sich für die Ausübung ihrer Rechte primär an den jeweiligen Geschäftskunden (Verantwortlichen) oder ergänzend an uns unter datenschutz@aisellence.ai.

19. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

20. Freiwilligkeit der Angaben

Die Bereitstellung Ihrer Daten im Kontaktformular erfolgt freiwillig. Ohne die Angabe der als erforderlich gekennzeichneten Daten ist eine Bearbeitung Ihrer Anfrage über das Kontaktformular jedoch nicht möglich. Es steht Ihnen frei, uns stattdessen auf anderem Weg (z. B. per E-Mail) zu kontaktieren.

Für die Nutzung der App ist eine Registrierung mit den in Abschnitt 7 genannten Daten erforderlich.

21. Stand

Stand dieser Datenschutzerklärung: 24. Juni 2026.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter aisellence.ai/datenschutz abrufbar.